Организуем «офис без офиса»

Одна из первостепенных задач при полном или частичном переходе на удаленную работу – обустройство рабочего места.

Да, можно работать из кровати, в домашних тапочках, не умываясь, не причесываясь, перебегая из кафе в коворкинг и обратно, сидя на лавочке в парке, гуляя с собакой. Но если вы не преступник в бегах, без полноценно оформленного рабочего пространства не обойтись. Самый страшный пожиратель времени при удаленной работе – домашняя болтанка.

Всегда очень грустно смотреть на красивые интерьеры домов и квартир, в которых есть все что угодно: диваны, плазменные панели, кухонные островки, роскошные ванные комнаты, но нет письменного стола, стеллажа с книгами и разумно обустроенного домашнего офиса. Даже в отелях перестали делать «письменный стол по умолчанию».

Без собственного рабочего места – и школьник, и крупный руководитель – в домашнем контексте автоматически воспринимается как бездельник и «бесплатная помощь в быту». Причем не только своими родственниками, но и самим собой. Все элементы «внешней расслабленности» – от решений в интерьере квартиры до пижамного дресс-кода – подают сигналы в мозг, «якорят» на «распущенное» самоощущение.

На преодоление домашней расслабленности уходит гораздо больше времени, чем можно себе вообразить. К сожалению, редко кто готов вести хронометраж на протяжении двух-трех недель, поэтому такие потери времени остаются незаметными. А ведь это время можно было бы провести в общении с близкими, читая полезную книжку или просто по-настоящему отдыхая и созерцая закат.

Ольга Стрелкова:

– Моя дочь – студентка Академического музыкального училища при Московской Консерватории, знаменитой «Мерзляковки». Девушка она очень серьезная и сосредоточенная, ее график заполнен многочасовыми репетициями дома на фортепиано и в училище на органе. Она никогда не смотрит сериалы, предпочитая онлайн-трансляции великих оперных театров мира. Она очень собрана и дисциплинированна в быту. Мне как родителю остается лишь тихо ходить на цыпочках вокруг и не дышать.

Однако как только во время коронавирусного карантина их группу перевели на домашнее обучение, я заметила, что автоматически даю ей гораздо больше заданий по хозяйству, чем обычно, посылаю ее с мелкими поручениями как «бесплатного курьера» то туда, то сюда, и вообще заметно снижаю «градус родительского придыхания», хотя передо мной все тот же сосредоточенный и много занимающийся подросток.

Специфика работы в офисе для многих не слишком приятна. Нужно тащиться по пробкам в час пик к строго определенному часу, жить с хроническим недосыпом, нервничать из-за проявлений корпоративного абсурда, соблюдать дресс-код, находиться в одном помещении с не всегда приятными людьми. Однако любой офис задает очень важные рамки, которые помогают переключаться на рабочее состояние. Даже если в один из дней ты не чувствуешь себя собранным, все равно вынужден демонстрировать деловой настрой – и постепенно втягиваешься. Когда не хватает внутренней дисциплины, на помощь приходят внешние стимулы.

Дома на удаленке такого автоматического «переключателя» нет. Наоборот, вокруг очень много сигналов, которые переводят нас в другое самоощущение. Например:

• домохозяйки или домохозяина: как же не прибить плинтус, когда нужно сдавать финансовый отчет?

• родителя: деточки рядом, как же они без моего внимания проживут целых два часа подряд?

• владельца домашних питомцев: самое время выгулять/расчесать/покормить/потискать своего любимца!

• просто «диванного жителя», который в этом положении и в этой одежде привык расслабляться и отключаться от рабочих вопросов.

Мы абсолютно убеждены, что воссоздание рабочей обстановки дома позволит большинству из нас быстро входить в состояние максимальной эффективности.

Хорошее решение – оборудовать себе «неприкосновенный рабочий стол». Обязательно разместить его как можно дальше от кровати, лучше вообще в другой комнате. Тщательно отладить все важные нюансы: удобный стул или рабочее кресло, хранилище рабочих материалов, недоступное для детей и животных, и оптимальное освещение.

К сожалению, далеко не все мы можем позволить себе работать дома в полном уединении, при этом эффективная удаленная работа требует большей сосредоточенности, чем работа в большом офисе. Хорошее решение – завести наддверную табличку «НЕ БЕСПОКОИТЬ» (как в отелях) и приучить домашних, что, если вы ее вешаете на дверь рабочей комнаты, ни при каких обстоятельствах туда входить нельзя. Также необходимо зафиксировать определенные часы, в которые вы точно работаете. Например, с 10:00 до 14:00 вы всегда заняты, как если бы в это время были в «настоящем» офисе, а время после обеда можно использовать в более мягком режиме «офисной изоляции».

Очень многое зависит от временных циклов удаленной работы ваших коллег и руководителей. Обратите внимание, что на удаленке вам придется согласовывать свою работу по времени и типам деятельности: «не влезай, убьет!», «можно и поболтать», «почитаю документы за чашкой кофе». Причем зависеть ваша занятость будет не только от сотрудников и начальства, но и от членов семьи. Чтобы свобода и гибкость сочетались с предсказуемостью и определенностью, создайте «комбинаторику дня», в которой есть как фиксированные, непреложные рабочие часы и ритуалы, так и возможности для «свободного реагирования».

Глеб Архангельский:

– Я – счастливый отец четверых детей: двух мальчиков и двух девочек от трех до девяти лет. Мне очень повезло с женой, которая невероятно вдумчиво и душевно занимается детьми и организует все наше обширное хозяйство. Мой кабинет дома с библиотекой, старинным письменным столом и креслом для «спокойного чтения» – неприкосновенная и спокойная гавань. Если папа работает – его никто и никогда не беспокоит.

Этот простой подход требует доброй воли «всех заинтересованных сторон» – вас самих, ваших коллег и партнеров, ваших близких – посредством формулировки общих правил и договоренностей. Это как раз та ситуация, когда нужно потратить время и силы на слом шаблонных схем существования и заменить их новыми. Это окупится.

Оцените эффективность

Экономия на утренних и вечерних пробках хотя бы одного часа в день (обычно 1,5–2 минимум) – это плюс двадцать рабочих часов в неделю, то есть три рабочих дня в месяц, которые можно потратить на работу, личное развитие или полноценный отдых. В год это количество достигает тридцати пяти рабочих дней, то есть более месяца работы или дополнительного отпуска.

Проверьте, не променяли ли вы освободившиеся за счет удаленной работы часы и дни на то, чтобы стать «бесплатной рабочей силой» в быту или на то, чтобы раствориться в «домашней болтанке».

Завершающим элементом, включающим «деловой настрой», будет правильная одежда. Конечно, возможно жесткое решение – одеваться дома так же тщательно, как для офиса. Такой подход очень хорошо работает, но придерживаться его не всем под силу. Мы рекомендуем просто подобрать комплект «цивильной домашней одежды», «элегантной униформы», которую стоит готовить с вечера и надевать утром, не раздумывая. Это сокращает утренние «сборы» примерно в 4 раза, и на столько же увеличивает время на спокойную настройку.

В следующих главах мы разберем другие способы повышения собственной эффективности: укрощение мессенджеров, чек-листы для контроля сотрудников и внешних исполнителей, способы самообразования. Все они также помогут сократить количество бездарно потраченного личного и рабочего времени, что очень часто случается на удаленке.

Джентльменский набор «удаленщика»

Очевидно, что специалисту, для которого удаленная работа стала постоянным или значимым форматом работы, то есть практически для всех нас, нужен набор технического оборудования, универсального в любых обстоятельствах. Если в больших корпоративных офисах, как правило, существует инфраструктура технической поддержки и всегда можно свалить на сисадмина неожиданные технические коллапсы, то в удаленном формате такой номер не пройдет.

Одна из важнейших особенностей удаленки заключается в том, что вас ценят не по наличию тела в офисе, а по результатам работы. Поэтому, какие бы уважительные катастрофы не случались с вашим ноутбуком, смартфоном, Интернет-соединением и пр., в случае технических провалов вы автоматически будете считаны в мозгу клиента или руководителя как человек, «проваливший проект». Причем даже в том случае, если ущерб от технического сбоя был незначительным или вообще отсутствовал. Все просто: пара нарушенных дедлайнов – и вы живете дальше с меткой «трабл-мейкера», а не эффективного специалиста вне зависимости от качества вашей работы.

Рассмотрим минимальный набор необходимых гаджетов и аксессуаров:

1. Ноутбук.

2. Смартфон.

3. Гарнитура (наушники с микрофоном, благодаря которым вас будет хорошо слышно по любой видеосвязи).

4. Планшет (опционально, можно использовать как замену ноутбуку).

5. Принтер (опционально, для тех, кто много и тщательно работает с текстовыми документами).

6. «Единый блокнот» для записей (всегда должен быть под рукой и обязательно должен быть единым для всех записей во время любых телефонных звонков, конференц-звонков, видеоконференций и пр.).

7. Блок дополнительного питания или большая батарейка, от которой можно зарядить ноутбук, если отключили электричество в квартире.

---